|
A impressão é uma das áreas de negócio que pode ainda permitir a redução de custos, de acordo com o relatório conjunto da Quocirca e Xerox. O relatório, designado por ”21st Century Enterprise Print Services”, defende que ao dominarmos os custos de impressão - e não apenas os do ambiente de escritório - é uma oportunidade única para os gestores pouparem dinheiro e trabalharem de forma mais eficiente.
O relatório reforça que, apesar do enorme crescimento nas comunicações electrónicas, as impressões em papel são utilizadas em grande escala dentro das organizações. Contudo, poucas empresas levam em linha de conta a analise dos custos de impressão globais, dado que existe uma gestão muito fragmentada, com equipamentos de impressão desktop, equipamentos em salas de impressão e ainda produção externa de documentos. Ao não ter todos os equipamentos em rede, as organizações perdem o controlo efectivo do que se produz e quem produz, ou tornam essa gestão muito difícil.
“Estimamos que apenas 15% das grandes empresas potenciam ao máximo a potencialidade dos contratos de managed print services (MPS) para reduzir os custos de impressão empresariais, e a grande maioria não controlam os pedidos de impressão solicitados ao exterior ou realizados nos centros de impressão internos” afirma Louella Fernandes, analista da Quocirca. “Esta situação representa um custo significativo e é descurado, o que faz com que em simultâneo seja uma área com enorme potencial de poupanças para as empresas que dispõem de um controlo real.”
De forma a tirar vantagem do MPS e conquistar visibilidade dos custos de impressão globais e eficácia operacional, a Quocirca recomenda as seguintes boas práticas no que se refere a MPS:
o Assegurar um fornecedor como nível de maturidade: seleccione um fornecedor que disponha de experiência em MPS, que consiga incluir no mesmo contrato os diferentes ambientes de impressão, incluindo a pesquisa e produção externa de documentos;
o Fornecer uma análise detalhada: vai mais além da simples análise dos volumes de impressão. É necessário compreender que tipo de documentos estão a ser impressos, onde e a partir de quem. Esta situação assegura que os programas de transformação efectiva podem ser implementados, prevendo redução de custos e implementando eficazes workflow’s de pedidos de produção de documentos que assegurem o melhor custo no melhor timming;
o Pensar para além do custo por página: uma estratégia de impressão que contemple todas as áreas de produção de documentos permite evitar um simples focus na redução de custos de aquisição de tecnologia e do custo por página impressa.
“Este relatório destaca que ainda existem algumas medidas que podem ser tomadas para a redução de custos,” afirma Marcos Lessa, Director da área de Global Document Outsourcing da Xerox Portugal. “Por diversas vezes a impressão é gerida por diferentes responsáveis dentro das empresas com budgets separados. Ao entregar em outsourcing a gestão e o controlo do ambiente de impressão, as empresas podem libertar recursos e reduzir custos e operar mais eficazmente.”
Como líder em MPS, a Xerox foi a primeira a oferecer Enterprise Print Services (EPS) para incluir todos os elementos de uma infra-estrutura de impressão - desde o ambiente de escritório aos centros de impressão internos, passando pelos serviços de mobilidade e a pesquisa de fornecedores de impressão.
A Xerox foi posicionada pela Quocirca como Leader na área de MPS, bem como por outros analistas de mercado como a Gartner, nos Leaders Quadrant no “Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide”[1] e a pelo IDS no IDC’s 2010 MPS MarketScape report[2].
A Xerox é o único fornecedor de MPS que monitoriza aproximadamente 1,5 milhões de equipamentos de Xerox e de outras marcas em todo o Mundo.
Para obter o relatório na integra, consulte: http://www.quocirca.com/reports/474
____
1 - Gartner “Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide” by K. Weilerstein, et al. August 21, 2009.
2 - IDC “IDC MarketScape: Worldwide Managed Print Services 2010 Hardcopy Vendor Analysis.” Doc # 222872, April 2010. |
