O Gráfico Estressado!
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Thomaz Caspary*
2009-10-10
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Não me canso de ouvir dos
colegas, que estão estressados, que não saem de suas gráficas antes
das 8 da noite e muitos ainda levam serviço para casa. Funcionários
se queixam que estão sobrecarregados de trabalho e que acabam por
não ter tempo de cumprir com as tarefas para as quais foram
designados.Uma das origens do mau desempenho no trabalho é a
inabilidade psicológica para aceitar e conviver com uma mudança, ou
seja, uma nova postura de trabalho, separando o que seja importante
do que é urgente. Outro fator, que atrapalha constantemente nossas
tarefas, são as interrupções telefônicas ou pessoais, que nada tem a
ver com nossa função. E isso é uma presença constante nos diversos
ambientes de trabalho, principalmente nas áreas de pré-cálculo, PCP
ou mesmo na esfera de gestão. No entanto, muitos funcionários
simplesmente recusam-se a mudar de comportamento, em alguns casos
até fingindo que a interrupção não os incomoda ou não existe. A
razão é óbvia: têm medo de “magoar” o colega e preferem ignorá-la.
Precisamos fazer uma mudança urgente em nossa empresa, introduzindo
novas normas e procedimentos nas comunicações interdepartamentais.
Muitas empresas ainda permitem o uso do MSN que muitas vezes é
utilizado para conversas paralelas que nada tem a ver com o trabalho
propriamente dito. Para isso existem hoje, outras ferramentas de TI.
Resistir à mudança é uma atitude natural e previsível dentro de
nossas empresas. Na verdade, normalmente as pessoas bem sucedidas no
que fazem, tendem de início a serem as mais resistentes à alteração
destas normas e procedimentos que estão embutidas no programa de
Boas Práticas de Fabricação e Gestão. Elas trabalham bem e
obviamente não têm quaisquer razões para colocar em risco o que
conquistaram por seu próprio esforço e dedicação. Entretanto, levam
muito mais tempo para resolver situações, pois são interrompidos a
cada momento, não podendo se concentrar no que estão fazendo. Daí o
dia não rende! Por esta razão uma mudança é inevitável e se mostra
positiva e produtiva, os funcionários mais competentes deixam de
resistir, aderem à nova sistemática e tentam extrair do novo o
melhor que podem. Adaptam-se com facilidade ao novo tempo e se
integram à realidade que certamente facilita a vida. Vejam por
exemplo se a cada momento um cliente liga diretamente para o PCP
para saber como é que está o serviço. O que faz o departamento
comercial? Este naturalmente deveria saber automaticamente como
andam os serviços de cada vendedor. É tudo uma questão de Normas e
Procedimentos, com ou sem TI.
Funcionários de desempenho mediano não têm essa postura de adaptação
ao novo. Muitas vezes até resistem à transformação da realidade em
que vivem. Para eles, a mudança é essencialmente negativa, traz em
si problemas e o perigo ao ambiente de trabalho a que estão
adaptados. A mudança de posturas ou normas significa muitas vezes a
perda do conforto e da tranqüilidade de que desfrutam. Muitas vezes
podem até não estar satisfeitos com a realidade à qual se integram,
no entanto conhecem-na e sabem perfeitamente em que terrenos estão
pisando. Convivem com a certeza de relações de intercâmbio
profissional estável, sentindo-se protegidos do inesperado. É
preciso também, que se compreenda que para eles aceitarem as
mudanças propostas pelas Boas Práticas, significa que rejeitem o que
atualmente fazem.
Aceitar a mudança é também uma prova adicional para os funcionários
de mau comportamento ou de hábitos ultrapassados no trabalho, onde o
gestor não percebe esta defasagem e onde os funcionários não são
valorizados pelas gráficas. E isto reforça nestes funcionários um
sentimento de vitimização ou de herói-sofredor, em que se vêem
permanentemente subjugados.
E isso é muito ruim para a
nossa gráfica, pois além do trabalho em si não render, acarretando
atrazos nas comunicações e conseqüentemente na produção e prazos de
entrega, acumula o que podemos chamar de “problemas ainda não
resolvidos”, muitas vezes por falta de cobrança, ou mesmo por falta
de um sistema de normas e procedimentos, que deve ser implantado em
todas as empresas, sejam elas micro, pequenas ou mesmo grandes
gráficas.
Como resolver este
problema?
É preciso em primeiro lugar, fazer uma análise do que acontece na
gráfica, setor por setor, iniciando-se na área comportamental de
vendas, do pré-cálculo e da administração de vendas, passando
posteriormente para o PCP e áreas produtivas. Detectadas as falhas,
elabora-se um manual de Normas e Procedimentos (Boas Práticas de
Fabricação e Gestão) que devem ser feitas por um elemento de fora da
empresa com conhecimento gráfico e das rotinas de trabalho em todos
os setores. É importante também que o gestor (seja o dono, diretor
ou os gerentes) seja suficientemente sensível e capaz de agir no
sentido de fazer os membros de sua equipe aceitarem aa normas e sua
mudança em vez de a utilizarem como combustível para reforço de seus
maus comportamentos, hábitos inadequados e desempenho
insatisfatório.
Implante o sistema de
BPF&G passo a passo.
Jamais pressuponha que os funcionários de sua gráfica assimilem de
pronto, todas as mudanças que poderão ser feitas e que geralmente
não são muitas, porém comportamentais de relevante importância para
redução da “sobrecarga” de trabalho com conseqüente “Stress” da
equipe. Explique o porquê e como se processará a mudança. Explique
tudo em detalhes, mesmo aquilo que possa parecer exageradamente
óbvio. Por que a mudança é necessária e o que ela significa para a
gráfica e para seus funcionários, com relação à redução da carga
individual de trabalho e com isso do Stress. Enfatize os seus
benefícios e descreva com objetividade e clareza o resultado e
benefícios esperados. Não perca de vista que o seu objetivo não é
obter a aprovação ou ganhar a adesão dos seus pares à mudança
pretendida, mas ajudá-los a compreender e prepará-los para eliminar
os problemas que estão acontecendo.
Escute também opiniões
dos envolvidos.
Tente identificar, compreender e ajustar as percepções de medos ou
problemas dos membros de sua equipe à mudança. Não faça uma
“solenidade”, em um discurso de incentivo em favor da mudança de
atitudes na gráfica, antes dos funcionários terem tido a
oportunidade de colocar as suas preocupações. Se você passar por
cima deles simplesmente dando ordens, você pode fracassar na sua
meta. Ouvi-los interessadamente, compreendendo as suas razões,
visando a esclarecê-los, adicionará um bocado de confiança e não
aumentará desnecessariamente as resistências à implantação do novo
sistema. Isso, no entanto poderá ser feito pelo consultor que lhe
auxiliará na elaboração das Normas e procedimentos.
A implantação é gradual.
Faça a implantação de forma gradual de curto prazo nos processos de
comunicação e de trabalho. Suavize o impacto da mudança de uma
situação para outra. Dê dois passos à frente, porém, não hesite em
recuar um, aceitando os questionamentos dos funcionários. Avanços
graduais possibilitam espaço para “feedback” de todos os envolvidos,
reduzindo as resistências e o sentimento de vitimização ou de
impotência diante do irreversível. Certamente você terá sucesso e a
vida da sua gráfica irá mudar radicalmente pra melhor, otimizando
seu fluxo de operações. Boa Sorte!
* Thomaz Caspary é
Engenheiro de Mídia Impressa, consultor de empresas e diretor da
Printconsult Ltda. (11) 3167-6939.
www.printconsult.com.br
