A gráfica e a prevenção de perdas
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Thomaz Caspary*
2009-06-01
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Estamos em Junho e, neste momento, começamos a
ficar preocupados com o segundo semestre, onde se deveriam
concretizar as metas que planeámos no final do ano passado e que
geralmente acabam por não se cumprir da forma
como foram projectadas. O mais engraçado é que a maioria das pessoas
já conhece esse ciclo que consiste na empolgação inicial, na
definição e depois, no completo esquecimento ao longo do ano. Este
ano foi atípico, dizem muitos, por causa da “crise” (sempre uma boa
desculpa). Muitas pessoas falaram e muita publicidade foi feita
falando que este ano é “dois mil inove”, só que esquecemos de fazer
uma grande inovação, planeando, mantendo e executando as promessas
feitas no ano passado. Podemos até citar que quando há medo (a
crise), se criam muros e, quando há esperança se criam pontes. Por
que então não fazer a inovação neste momento?
Você já ouviu falar em Prevenção de Perdas? O
termo “prevenção de perdas" surgiu no Brasil por volta de 1996.
De lá para cá grandes varejistas e indústrias, vêm
estudando e realizando benchmarking (copiando as boas práticas de
fabricação e gestão) com as maiores empresas norte-americanas,
asiáticas e europeias, a fim de influenciar comportamentos, adquirir
novas técnicas, ferramentas, tecnologia e processos para prevenir
suas perdas. Seu maior atractivo é que, a cada real economizado
aumenta-se proporcionalmente um valor no lucro da empresa. Na
prática percebemos, que é muito mais fácil, rápido e barato,
prevenirmos perdas do que aumentarmos as vendas. Para um mercado
cuja representatividade da área de vendas é relevante, para
determinados nichos da indústria gráfica, cujos balanços vêm
demonstrando lucros decrescentes, economizar em perdas pode ser uma
grande oportunidade de aumentar sensivelmente a rentabilidade da
empresa.
Prevenção de Perdas é uma ferramenta que consiste
em processos bem definidos, tecnologia, formação e indicadores de
performance. De todos estes itens, a implantação do sistema e o
formação das pessoas materializam os resultados dos demais itens. É
fundamental que num programa de Prevenção de Perdas, a gestão de
pessoas seja tratado com prioridade. Todos os funcionários da
gráfica, inclusive o dono, devem estar inseridos na cultura de
prevenção de perdas, para que tenham incluído no dia-a-dia a
prevenção de perdas como uma coisa natural. As pessoas devem estar
devidamente treinadas, trabalhando em um clima organizacional que
proporcione criatividade para as acções.
Várias são as esferas abrangidas por este
programa, que já é desenvolvido pela Printconsult, especificamente
para a indústria gráfica, em suas diversas áreas, como, por exemplo,
impressos promocionais, rótulos auto-adesivos, impressos técnicos e
de segurança, embalagens, etc... Inicia-se pela criação de uma
definição técnica de materiais, fundamentada na melhor performance
destes nos processos produtivos e no aumento da produtividade. São
elaboradas, uma planilha com a análise crítica dos sistemas de
produção e dos tipos de impresso a ser executado, tudo dentro de um
sistema de garantia de qualidade. As matérias primas principais
devem ser definidas, assim como seus principais fornecedores, sempre
com especificações técnicas economicamente coerentes e acordadas
entre o fornecedor e a gráfica.
Outra área crítica, onde podem ser avaliadas as
perdas de material e processo, é no fiel controle da produção,
através do PPCP, bem como na área de custos, onde o pré-calculo é
confrontado com o pós-cálculo, logo depois de fechada a ordem de
serviço e emitida a facturação. Neste momento pode também ser
avaliada a performance do material utilizado, em relação ao
orçamentado ou solicitado pelo cliente. Podemos verificar também, se
a parametrização de nosso programa de cálculo, seja ele manual ou
preferencialmente computadorizado está correcta. É importantíssimo
que façamos a parametrização de tempos e custos em nossa gráfica,
levando em conta também as matérias primas utilizadas, bem como sua
especificação e controle técnico de entrada, actividade feita pelo
departamento de qualidade da empresa ou por um elemento designado
pela direcção. Para isso, no entanto, deve existir uma especificação
de compra e naturalmente um procedimento de controle na entrada do
material.
Normalmente quando falamos de perdas, referimo-nos
a perdas contáveis, originadas de prejuízos de serviços, calotes de
clientes, diferenças de inventário e custos financeiros não
previstos, principalmente em virtude de grandes diferenças cambiais.
Muitos donos de empresa, no entanto, ignoram as “perdas e
desperdícios invisíveis”, como as horas improdutivas ou desperdício
de materiais não previstos anteriormente. Uma empresa gráfica que
aprende a lidar com o sistema global de desperdício, é uma gráfica
que tem visão sistémica e holística para resolver seus problemas.
Sistémica porque analisa todas as inter-relações entre os sectores e
processos. Holística porque leva em consideração como o funcionário
irá reagir à decisão tomada para resolver o problema. Devemos
incluir no rol destes nossos recursos humanos, o departamento
comercial, muitas vezes mal formado e o grande responsável pelos
desperdícios da empresa. Com acções sucessivas de análise e
prevenção de perdas, o seu lucro vai gradualmente aumentando,
tornando o seu negócio cada vez mais saudável e competitivo.
* Thomaz Caspary é
Engenheiro de Mídia Impressa, consultor de empresas e diretor da
Printconsult Ltda. (11) 3167-6939.
www.printconsult.com.br
