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Thomaz Caspary*
2008-09-01 |
Infelizmente encontramos o dono da maioria das
gráficas, quase sempre com uma mangueira na mão apagando incêndios.
Esta é a realidade nua e crua da actual actividade da maioria dos
donos e directores de empresas gráficas. Isso acontece muito na área
financeira da empresa. Voa-se para descontar uma duplicata ou
corre-se ao cartório para não deixar um título ir para o “pau”
(cartório de protestos). Por que acontece isso? Entregamos os nossos
pedidos fora de prazo, com problemas de qualidade ou ainda dando mil
desculpas a clientes que naturalmente não engolem estas desculpas
por muito tempo. Depois migram para outra gráfica.
Nosso pessoal de vendas não consegue vender o que
a empresa preconiza como meta, por falta de capacidade de vendas ou
por falta de capacidade de produção da empresa. Simplesmente
vendemos. Se vamos entregar, não sei. Nada foi planejado. Resta ao
dono ou diretor da gráfica “dar um jeito”, e apagar o incêndio
criado, da melhor maneira possível, sem se queimar com o cliente,
com o fornecedor de materiais e com os bancos.
No Brasil as gráficas investem muito pouco em
planeamento e treinamento de pessoal. Só se pensa no curto prazo.
Não treinamos, pois é muito caro. O gráfico nunca vê treinamento
como investimento e sim como custo. Portanto, vivemos apagando
incêndio. A baixa lucratividade inviabiliza a maior parte do
sector
gráfico, em poder investir mais em equipamentos, softwares,
treinamento das equipes ou para poder fazer projectos, que resultem
em processos de trabalho mais económicos.
Os poucos que têm a visão de planejar, treinar e
se aconselhar com profissionais da área e que realmente seguem os
seus conselhos, implantando o Plano de Negócios, as Boas Práticas,
sistemas computadorizados de gestão, bem como, novas tecnologias de
produção e de vendas e marketing, continuam crescendo pela qualidade
de seu time de profissionais, com preparo e formação adequada.
Muitas gráficas médias e pequenas, entretanto, compram treinamentos,
serviços e equipamentos, como se comprassem pregos. Discute-se
fundamentalmente o preço, mas não o conteúdo e a qualidade.
Leiam senhores gráficos! Leiam mais
jornais, leiam revistas como, por exemplo, Exame, Isto é Dinheiro e
outras, principalmente as que tratam da área de negócios. Estudem e
interpretem as biografias de empresários e empreendedores
brasileiros de sucesso e poderão capturar muitas ideias
administrativas e gerenciais que farão a sua gráfica dar resultados
melhores. É possível e mais vantajoso administrar um leão por dia e
bem menos vantajoso sair por aí matando vários leões ou mesmo
apagando incêndios. Para tanto precisamos acreditar mais na
Administração e nos Administradores. Não é por que somos donos de
uma gráfica é que sabemos administrar. Normalmente os donos de
empresas gráficas são centralizadores, pois não confiam em ninguém.
Não delegam por medo. Existem outros, que acham que podem ficar de
braços cruzados, enquanto que alguns (muitas vezes o sócio) fazem o
trabalho por eles. Acreditar que é possível mudar, transformar e não
meramente tocar seus negócios com artimanhas das mais diversas é um
assunto que a sociedade gráfica terá que debater com urgência.
Além de definir prioridades e a estratégia de
mudança, há muitas atitudes para você tirar o máximo proveito de seu
tempo sendo mais eficaz. Você pode melhorar sua produtividade,
prevenir problemas, reduzir a procrastinação (o famoso deixe para o
amanhã...), compartilhar o trabalho, simplificar o trabalho e
envolver seus parceiros. Aqui vão algumas regrinhas básicas:
Previna problemas:
Melhorando as comunicações com todas as pessoas de sua
organização, seus clientes e fornecedores. Seja claro e preciso nas
suas instruções e ouça com atenção quando receber informações e
instruções. A comunicação deverá ser também feita por escrito. Leia
antes de falar alguma bobagem, aquilo que foi proposto ou combinado.
Confira tudo, principalmente as informações técnicas. Quando surgir
um problema, pare e reveja onde está a falha. Aja com rapidez para
resolvê-la antes que piore; elimine suas causas para evitar a
repetição.
Simplifique sempre que for possível:
Lembre-se de que há sempre uma melhor maneira de
fazer as coisas. Procure maneiras de fazer as tarefas de modo mais
rápido, mais fácil, mais simples e menos cansativo, evitando repetir
as tarefas.
Reduza a desordem:
Livre-se das coisas inúteis que atravancam seu
local de trabalho. Não queira fazer coisas das quais não entende
muito bem. Mantenha o seu local de trabalho sempre bem organizado,
jogando fora ou guardando as coisas inúteis neste momento.
Seja mais produtivo:
Identifique a parte do dia em que você é mais
produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e
difíceis. Decida que ferramentas de administração do tempo combinam
mais com seu estilo: computador, palm-top, agenda, planilhas
impressas, lembretes, etc...
Não se esqueça de você:
Uma boa administração do tempo pode ajudá-lo a
achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua comunidade.
Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para ampliar sua rede
de contactos, tempo para lazer e actividades culturais e espirituais e
tempo para você se dedicar a manter um equilíbrio entre trabalho e
família.
O que se faz necessário para as pequenas e
médias gráficas empresas crescerem e para que gerem resultado?
O pequeno gráfico, no fundo é refém do dia a dia,
pois não tem tempo para planejar nada. Como passa o tempo todo
apagando incêndios, correndo atrás de banco, de procurar clientes,
de fornecedores que os tratam mal porque são pequenos, acaba não
fazendo o essencial, que é pensar sobre sua gráfica, ler jornais e
revistas e nas modificações que pode ou deve fazer, se informar
sobre a economia e o mercado, que é onde eles encontrarão,
oportunidades para se desenvolver, identificar ameaças, que poderão
destruí-los. Algumas consultorias do ramo gráfico, bem como,
entidades como o SEBRAE, Sindicatos Patronais, Abigraf’s Regionais e
a própria ABTG têm trabalhado muito bem na capacitação dos pequenos
e médios empresários gráficos, mas ainda há muito a fazer.
Outra coisa que o pequeno e médio gráfico e seu
pessoal, deve fazer imediatamente, é conhecer seu cliente interno.
Não basta só saber o nome ou quem é o dito cujo que faz este ou
aquele trabalho. Conheça realmente o trabalho que esta pessoa
realiza, seja esta pessoa um impressor, um vendedor ou um auxiliar
administrativo. Procure verificar em quê o trabalho dele influencia
no seu. Como criar uma sinergia entre as pessoas ou mesmo, como um
pode ajudar o outro em suas funções. Normalmente o dono da empresa,
não se preocupa muito em que seu funcionário conheça o que o outro
faz. Aí pode virar bagunça e o dono acaba por levar na cabeça, por
que o serviço saiu errado, não foi entregue no prazo, pois nem
entrou em máquina, ou ainda, está pronto e não foi despachado. O
dono acaba de virar o bombeiro de sua própria gráfica. Mantenha seu
cliente interno sempre muito bem informado. Sempre mantenha o seu
cliente interno a par de como andam suas vendas e a solução dos
problemas nos quais ele esteve envolvido. A satisfação do cliente é
problema de todos. O grau de comprometimento é sempre maior quando
as pessoas se sentem úteis e são chamadas para participar.
Assim você não necessita mais ser o bombeiro da
sua empresa, podendo dedicar-se a faze-la crescer e dar o resultado
que você espera. Boa Sorte! Transforme-se de Bombeiro em Empresário
Gráfico.
* Thomaz Caspary é
Engenheiro de Mídia Impressa, consultor
de empresas e diretor da Printconsult Ltda. (11) 3167-6939.
www.printconsult.com.br
