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Thomaz Caspary
2007-11-01 |
Como disse Jim Collins em um de seus artigos:
“Se você acha que estudar custa caro, experimente o custo da
ignorância!”. Ignorar ou não ser informado de
determinadas ocorrências na gráfica, pode custar muito caro para sua
empresa causando desperdícios e resultados negativos não previstos.
Após a aplicação de Boas Práticas na empresa, chega
o momento onde devemos medir e gerenciar as atividades a fim de
verificar e corrigir deficiências e carências em todos os
departamentos administrativos e de apôio à produção, bem como,
não-conformidades técnicas nos setores produtivos e de suprimentos.
Um dos grandes especialistas na matéria é o
americano Michael Hammer especialista em capacitação de gestão. No
Brasil, não devemos nem podemos aplicar os conceitos de Hammer sem
antes “tropicalizarmos” os conceitos e condutas por ele
preconizadas, pois o grau de desenvolvimento dos recursos humanos
nas empresas gráficas do Brasil, principalmente em pequenas e médias
gráficas longe dos grandes centros, é bastante diferente daqueles
encontrados nos Estados Unidos, onde Hammer atua.
Por esta razão gostaríamos hoje, de dar a você caro
amigo gráfico, alguns parâmetros deste trabalho, que já vem sendo
feito em outros setores industriais no Brasil como em empresas de
Produtos de Higiene e Limpeza, Alimentos e na própria empresa de
embalagens Tetra Pak. A Printconsult tem trabalhado com este sistema
em várias empresas de pequeno e médio porte onde podemos verificar a
grande resistência às mudanças, inclusive por parte da própria
diretoria e chefias, que vêem este Sistema de Gestão, mais como um
controle pessoal, do que propriamente uma ferramenta para uma
drástica redução de desperdício e de custos, para que a gráfica se
torne mais competitiva e lucrativa.
Contamos com diversas Ferramentas de Gestão,
que são “Home Made” em parte com características próprias da
gráfica, sua tecnologia e dos segmentos de mercado onde atuam. Por
outro lado, existem várias empresas, como a Calcgraf, Metrics,
E-Calc e Bremen, entre outras que já desenvolveram uma série de
relatórios de desempenho que, no entanto, não são utilizados pela
maioria dos empresários que possuem estes programas. Utilizam só o
Pré-Cálculo, a Abertura da OS ou OP, Faturamento, raramente o PCP e,
portanto sem condições de usar todas as ferramentas que estes
programas oferecem.
Para avaliar o Desempenho de todos os setores da
empresa, teremos que iniciar por vendas. Neste departamento
poderemos verificar a eficácia dos profissionais de vendas, através
de inúmeros relatórios que dão ao gestor da área comercial,
condições de avaliar o setor, para torna-lo mais lucrativo, mais
eficiente e com melhores resultados. Antes, porém de avaliar o
departamento comercial, deve existir um planejamento estratégico sem
o qual não poderemos avaliar a performance do setor. Iremos medir
eficácia de visitas aos clientes, eficácia da venda por vendedor e
global, no que diz respeito a margens (lucro e margem de
contribuição), orçado versus vendido, clientes que só “enrolam”,
porém tem “esquema” com outra gráfica, etc... Muitas vezes os
profissionais de venda (vendedores, consultores de venda,
representantes ou outro nome que costumamos dar a eles) estão mesmo
a fim de um bom faturamento para colocar a comissão no bolso, não se
preocupando com margens de contribuição ou mesmo se o tipo de
serviço é adequado para a gráfica. Alguns donos de gráfica quando
vêem um número grande no valor do pedido, ficam logo entusiasmados.
Por causa disso, a análise das deficiências do pré-cálculo é
muito importante. Não enxergando determinados parâmetros os
empresários gráficos não pensam em Capital de Giro, nem se este
pedido vai dar lucro no Pós Cálculo. Por esta razão fazemos uma
análise do desempenho de margens por tipo de produto vendido na
gráfica.
Outro setor que terá que ter seu desempenho
avaliado é o de compras, onde muito dinheiro poderá ser economizado
para a empresa. Em muitos casos, diz Michael Raynor em seu artigo
sobre “gerenciamento do desconhecido”, a empresa consegue ser
competitiva e gerar lucro, através de uma boa gestão de compras.
Vários são os procedimentos e relatórios, que medirão o desempenho
da área de suprimentos, que não se restringe a compras, más a toda
manipulação e estocagem de materiais, mormente matérias primas.
A Gestão e o Desempenho do PCP (Planejamento e
Controle da Produção) é de fundamental importância, pois concentra
todas as informações da área comercial e da área produtiva, podendo
dar à direção da empresa, todos os dados relativos à produtividade,
produção, desperdício e não-conformidade das diversas áreas, seja
dos originais enviados pelos clientes, das matérias primas,
qualidade dos produtos impressos (O departamento de Qualidade deve
trabalhar agregado ao PCP), produtividade, etc... Relatórios
específicos são destinados a este fim, gerando inclusive subsídios
para o pós-cálculo que é a chave para rever custos e condições de
pré-cálculo. Também a manutenção preventiva e corretiva é
contemplada através do PCP, em conjunto com a área industrial que
tem seu controle próprio, tanto com relação à qualidade dos
operadores das diversas máquinas e equipamentos de pré-impressão,
impressão e acabamento, como da própria operação em si e dos
materiais que otimizem a produção em sua qualidade e aumentem a
produtividade.
Na avaliação de desempenho, não devemos esquecer
também de toda a logística de movimentação tanto de matérias primas,
como de impressos semi-acabados (movimentação interna e envio de
serviços para terceiros) bem como dos materiais prontos que vão ao
cliente. Finalmente não podemos nos esquecer da área de desempenho
econômico, financeiro e dos custos da nossa gráfica, que igualmente
requerem relatórios específicos que separem a área econômica da
financeira bem como os custos que devem ser feitos sempre com base
aos dados internos da gráfica e não, como é costume de grande parte
dos donos de gráfica, utilizando médias fornecidas por entidades,
empresas de programas de gestão menos confiáveis ou mesmo cobrando o
mesmo valor-hora cobrado pelo concorrente. Fundamental é que cada
gráfica, independentemente de seu porte ou segmento de mercado onde
atua, tenha em mente a necessidade de que seja feito um orçamento
global anual para a empresa, ou seja, estimar, com base a diversos
dados internos da gráfica, conjugados com dados econômicos de
mercado e do planejamento estratégico do dono da empresa (ou
conselho de administração em empresas maiores), quanto pretende
faturar durante o ano seguinte, quais os custos dos produtos
vendidos, verificar investimentos em andamento e suas implicações no
orçamento anual. Deve constar no orçamento, a margem de lucro
desejada após o Imposto de Renda, bem como eventuais reservas para
futuros investimentos (coisa rara na indústria gráfica brasileira de
pequeno e médio porte). Este orçamento deverá então, no ano em que é
aplicado, ser auditado mensalmente podendo ser modificado para os
meses seguintes, em função de contingências específicas.
Uma gráfica que tenha controles, que adote sistemas
de gestão e tome as devidas providências para sanar os desvios,
geralmente é uma empresa lucrativa. O(s) Sócio(s) desta empresa
geralmente fica(m) feliz(es) com os resultados. Quando a empresa só
dá problemas e não achamos solução, o dono enche sua cabeça de
“minhocas” e fica extremamente irritado e infeliz.
Amigo leitor. Em vez de desejarmos como de costume,
um Feliz Natal e um próspero Ano Novo, vamos tomar a decisão de
tornar nossa empresa lucrativa e com isso, nossa vida compensadora
e, portanto feliz. Vamos começar 2008 com a certeza de que
vale a pena alcançar nossas metas pessoais e as da empresa para que
nos tornemos pessoas menos amargas e menos angustiadas.
Vale a pena!!!
Thomaz Caspary é consultor
de empresas e diretor da Printconsult Ltda. (11) 3167-6939.
www.printconsult.com.br
